Gagnez du temps lors de la rédaction d’un mail
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Bonjour !
Comme pour beaucoup de personnes aujourd’hui, l’informatique est incontournable dans mon métier je suis amenée dans le cadre de mon travail à lire et envoyer une grande quantité de mails, et ceci tous les jours. Mais ce n’est pas mon unique tâche à accomplir dans la journée. Je dois donc être en mesure de répondre vite et bien. Vous comprenez pourquoi il est primordial de mettre des petites actions en places afin de gagner du temps, ne serait-ce que 5 secondes par mail. Nous avons pour cela vu la semaine dernière que pour gagner du temps, nous pouvions commencer par paramétrer l’insertion automatique de la signature, que ce soit pour les nouveaux courriers ou pour les réponses à une discussion. Voyons une autre petite astuce permettant de gagner du temps.
Cette idée de post m’est venue lors d’une session de travail avec mes collègues au cours de laquelle, lors d’un partage d’écran, je me suis retrouvée à voir la rédaction de mails d’une de mes collègues à un client. Je la voyais ainsi écrire, puis taper et retaper à nouveau les formules de politesse de fin de chaque mail comme “Cordialement”, “Bonne journée”, etc. Je vous l’annonce sans plus attendre : c’est une perte de temps !
Réécrire les formules de politesse à la fin de votre message et ceci pour chaque mail que vous envoyez est une perte de temps. Que vous envoyez 5 ou 100 mails par jour, ma pensée sur la question reste la même : ce temps peut être économisé. Vous avez sûrement plus envie de vous concentrer sur une tâche de fond mais vous êtes parfois obligés de la remettre à demain, faute de temps dans la journée et des tâches plus urgentes qui arrivent au fur et à mesure, sans compter les mails auxquels il faut répondre. Existe-t-il un moyen de faire mieux ? La réponse est oui. Et la méthode est très simple à mettre en place.
L’astuce est en effet d’intégrer vos formules de politesse à votre signature. Ainsi, à chaque nouveau mail que vous écrirez, à chaque réponse de mail que vous rédigerez, les formules de politesse à la fin de votre mail seront déjà écrites, et ceci de manière automatique. Pas mal non ?
Pour ce faire, rendez-vous dans votre boîte mail afin de configurer votre signature.
Dans Outlook, cliquez sur le bouton pour créer un nouveau courrier dans l’onglet Accueil.
Puis, allez dans l’onglet Insertion et cliquez sur le bouton Une signature, puis choisissez “Signatures…” dans la liste déroulante.
Dans la/les signatures que vous avez préalablement configurées pour apparaître automatiquement à la fin de tous vos mails (cf. l’article de la semaine dernière sur l’insertion automatique de la signature à la fin d’un mail pour gagner du temps), ajoutez au-dessus vos formules de politesse habituelles comme dans l’exemple ci-dessous :
Personnellement, j’aime beaucoup souhaiter une bonne journée à mon interlocuteur et le remercier car je trouve que c’est plus agréable que de juste inscrire le traditionnel “Cordialement” à la fin d’un mail.
De ce fait, avec cette méthode, à la fin de tous mes mails, j’ai déjà mes formules de politesses d’écrites, ce qui me permet de gagner quelques secondes sur chaque mail que j’écris et d’être plus productive lorsque je suis dans une session de lecture et de réponse de mails.
Veillez surtout à utiliser la même police et la même couleur de police que le corps de votre mail. ⚠️ Attention, il se peut que la couleur de la police soit différente entre un nouveau courrier et une réponse/transfert. N’hésitez pas alors à configurer et changer la police prévue pour la réponse à un mail afin de pouvoir configurer une seule et unique signature ou à configurer deux signatures différentes, l’une que vous utiliserez pour les nouveaux messages et l’autre pour les réponses/transferts.
Vous remarquerez que cette méthode est applicable pour les autres outils de messagerie également.
Essayez donc de mettre cette méthode en place dès aujourd’hui si vous le pouvez (aussi bien pour votre adresse professionnelle que vos adresses personnelles). Comme vu la semaine dernière, il est toujours judicieux de réfléchir à une manière d’automatiser une tâche que l’on doit reproduire plusieurs fois dans la journée ou dans la semaine. La règle d’or : tout ce qui est reproduit de manière strictement identique mérite réflexion pour automatiser cette tâche. Même si sur le moment, le gain de temps ne semble pas conséquent, bout à bout, astuce sur astuce, l’effet cumulé peut donner un résultat énorme que vous serez capable de ressentir à la fin de la journée ou de la semaine.
A la semaine prochaine pour une nouvelle astuce et prenez soin de vous.
Annabelle
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