Bonjour à vous,
Bienvenu dans votre petite newsletter qui va vous permettre de progresser petit à petit sur les outils Microsoft Office.
Pour ce vrai premier e-mail, nous allons aujourd’hui nous intéresser à Microsoft Excel et plus précisément au jargon d’Excel. Vous utilisez peut-être Excel depuis longtemps, et vous avez sûrement quelques bases (ou beaucoup) mais il est très important, croyez-moi, de connaître également le jargon de l’environnement dans lequel vous naviguez afin de pouvoir interagir avec d’autres personnes, pour demander de l’aide par exemple ou expliquer quelque chose. Sans une connaissance minimum sur le vocabulaire d’Excel (et c’est l’expérience qui parle), il vous sera plus compliqué de vous faire comprendre ou de comprendre ce dont votre interlocuteur parle (voir impossible).
Nous allons donc commencer par introduire dans ce mail les notions de bases qui vous permettront de communiquer ou de comprendre ce que vous pourrez trouver comme ressources sur internet. Les actions que vous pourrez réaliser à partir des thèmes abordés ici seront expliquées dans des prochains mails. Alors n’hésitez pas à vous inscrire pour ne rien rater.
Pour commencer, lorsque vous ouvrez Excel et créez un nouveau fichier, vous avez créé un classeur. On parle de classeur car votre fichier sera composé d’une ou plusieurs feuilles de calculs vous permettant d’organiser et de traiter vos données.
Ci-dessus une image de votre classeur et encadrées en bleu toutes vos feuilles de calcul, nous nous trouvons actuellement sur la première feuille de calcul (nommée “Feuille de calcul 1”).
Chaque feuille est représentée par un onglet tout en bas. Ces onglets permettent de se déplacer d’une feuille de calcul à une autre, en cliquant simplement sur l’onglet que nous désirons ouvrir.
Une feuille de calcul Excel contient un quadrillage de lignes et de colonnes. Une colonne correspondant à un enchaînement vertical de cellules les unes sur les autres. Une ligne quant à elle correspondant à un enchaînement horizontal de cellules les unes à côté des autres.
Le saviez-vous ? Une feuille Excel peut contenir jusqu’à 256 colonnes et 65536 lignes !
Sur cette image ci-dessus, nous voyons en orange la colonne A et en bleu la ligne 1.
Dans chaque feuille, il y a donc des colonnes qui sont nommées avec les lettres de l’alphabet (A, B, C…) et des lignes qui sont nommées par des chiffres (1,2,3…).
L’intersection d’une ligne et d’une colonne correspond à une cellule, par exemple la cellule C6.
Lorsque vous sélectionnez plusieurs cellules à la fois, ce groupe de cellules s’appelle alors un champ ou une plage de données.
C’est dans une cellule que nous pourrons entrer une donnée (sous forme de chiffres ou de caractères) et que nous pourrons également entrer des formules.
Une formule est une opération simple ou complexe exécutée par Excel. Les opérations complexes sont appelées les fonctions. Pour écrire une formule dans Excel, il faudra commencer par se placer à l’intérieur d’une cellule et taper le symbole “=”.
A l’inverse, pour entrer une chaîne de caractères, il faudra commencer par le signe de ponctuation “ ’ ” (l’apostrophe). Mais ce n’est pas une règle obligatoire. Néanmoins, je vous conseille de prendre cette habitude.
Une chaîne de caractères correspond à une suite ordonnée de caractères. C’est un type de données. Tout comme le chiffre 1 qui est également un type de données avec lequel je peux effectuer des calculs comme l’addition 1+1 (j’écris dans une cellule Excel : “=1+1” puis je tape sur la touche “entrée”, la cellule va alors afficher uniquement le chiffre 2). “Excel” est une chaîne de caractères (j’écris dans la cellule : ”’Excel”, j’ai bien commencé par écrire une apostrophe avant ma chaîne de caractères). Je ne pourrai pas effectuer d’addition tel que “=Excel+Excel” dans ma cellule. Je vais alors avoir une erreur. Mais nous verrons plus tard (dans un autre mail) qu’il est également possible d’effectuer des opérations avec des chaînes de caractères dans Excel via l’utilisation de fonctions spécifiques et adaptées.
Vous aurez parfois besoin d’organiser vos données et d’embellir la présentation de vos données dans l’optique d’une présentation ou pour y voir plus claire. Vous allez alors changer la couleur de fond de certaines cellules, changer la taille de la police, la couleur de la police etc. On parle ici de mise en forme.
Toujours dans cette optique de présentation de vos données et de vos résultats ou bien de rechercher des données particulières ou juste d’y voir plus clair, vous aurez peut-être besoin de sélectionner certaines données et d’en masquer d’autres. On parle de filtrer les données. Pour filtrer les données, il faut appliquer et manipuler un ou des filtres.
Parce que beaucoup d’entre vous avez besoin de créer des tableaux dans Excel et que vous souhaiterez que l’entête du tableau soit conservé peu importe à quel point vous scrollez en bas du fichier, nous parlons alors de figer les volets (il est possible de figer la première ligne d’un tableau par exemple, la première colonne ou un groupe de lignes ou un groupe de colonnes).
Pour finir, toute la partie haute du document, au-dessus de votre espace de travail avec les différents menus correspond au ruban.
Vous trouverez dans ce ruban des onglets (j’aime bien aussi parler de rubrique pour me faire comprendre auprès de mon interlocuteur). Il y a donc dans le ruban les onglets : Accueil, Insérer, Mise en page, Formule, Données, Révision, Affichage et Aide.
C’est tout pour aujourd’hui ! N’hésitez pas à lire et relire ce mail, à explorer Excel jusqu’à que ce jargon ne fasse plus qu’un avec vous (petite astuce : vous pouvez répéter les notions vues aujourd’hui à haute voix).
Petite dédicace de ce premier post à ma mère, qui m’a inspiré ce sujet. En effet, j’ai le souvenir d’un jour, l’année dernière, où elle m’a demandé de l’aide sur Excel. Elle souhaitait figer la première ligne d’un tableau qu’elle avait créé. Néanmoins, ce jour-là, elle m’a parlé de listes, de menus déroulants, d’aller tout en bas, de choisir parmi des données, et à la fin je n’ai jamais compris ce qu’elle me demandait. 😅 Vous avez l’exemple que connaître le vocabulaire est tout à fait fondamental pour vous faire comprendre.
La semaine prochaine, nous verrons plus en détails comment écrire une formule dans Excel.
Passez une excellente semaine et à mardi prochain !
Annabelle
Super! Je galère beaucoup avec Excel! Ça va bien m'aider. Merci 😊!!!